Digitalisering met Elvy
Elvy biedt meerdere oplossingen om uw administratie in AccountView verder te digitaliseren. Onderstaand vindt u een korte weergave van de mogelijkheden. Wilt u meer weten? Neem dan gerust contact met ons op. Wij adviseren u graag.
Elvy Factuurverwerking voor inkoopfacturen
Met Elvy Factuurverwerking rekent u definitief af met het tijdrovende verwerken van facturen. Ongeacht of uw facturen op papier, als PDF of als e-factuur (UBL/XML) binnenkomen, alle facturen worden klaargezet voor verwerking in de financiële administratie, nadat eventuele fiattering heeft plaatsgevonden. Elvy doet een boekingsvoorstel, dat u alleen hoeft te controleren en waar nodig te corrigeren.
Met Elvy zijn alle documenten overzichtelijk terug te vinden in uw administratie. Daarnaast is Elvy zelflerend. Dit houdt in dat Elvy verwerkingsgegevens opslaat en toepast indien soortgelijke gegevens aangeboden worden. Ook kunt u vanuit Elvy waar nodig direct leveranciersgegevens bijwerken welke direct aangepast worden in AccountView..
Fiattering van facturen
Dienen facturen gefiatteerd te worden? Het geïntegreerde fiatteringsproces wordt ingericht als een workflow. Eén of meerdere fiatteurs kunnen bijvoorbeeld worden aangewezen per project of kostenplaats, maar ook op basis van bedragen. Het fiatteringsproces kunt u geheel naar eigen wens inrichten. Fiattering vindt plaats via ElvyWeb of de Elvy App. De app geeft tevens realtime inzicht in de fiatteringsflow van uw facturen, declaraties en verplichtingen. Met één handeling kunt u heel eenvoudig facturen goedkeuren, afkeuren en doorsturen. Na fiattering worden de boekingen vervolgens vrijgegeven voor afhandeling in AccountView.
Kort kennismaken?
Maak snel kennis met Elvy factuurverwerking: bekijk hier de animatievideo .
Elvy Factuurverwerking kort samengevat
- Papieren facturen hoeft u alleen te scannen. Digitale facturen kunnen direct worden verwerkt
- Elvy herkent de factuurgegevens en zoekt in uw administratie naar de bijbehorende leverancier
- Vervolgens presenteert Elvy u het boekingsvoorstel, dat eenvoudig aan te passen is: u krijgt een controlerende rol in plaats van een uitvoerende
- Via ElvyWeb of de Elvy app wordt digitaal gefiatteerd
- Tot slot verwerkt Elvy de boeking en de factuur in AccountView
Elvy Declaratieverwerking
Met Elvy Declaratieverwerking kunnen uw medewerkers via de Elvy App eenvoudig digitaal hun declaraties indienen om deze door de juiste personen te laten goedkeuren. Van gefotografeerde bonnetjes en creditcarduitgaven tot kilometervergoedingen; met de Elvy App worden declaraties vlot ingestuurd en direct klaargezet in Elvy. Aangezien de declarant al aangeeft om wat voor kosten dit gaat, staat alles al direct in Elvy gereed om verwerkt te worden naar AccountView. Liever geen app? Het is ook nog mogelijk om via ElvyWeb uw declaraties in te dienen.
Declaraties kunnen ingediend worden ter fiattering, maar meerdere declaraties kunnen ook worden verzameld om bijvoorbeeld eens per maand te worden gefiatteerd. Zodra de declaratie als boeking wordt aangemaakt in AccountView, worden bijbehorende documenten zoals de afbeelding van de bon, bij deze boeking gearchiveerd. Hiermee voldoet u tevens aan de bewijsplicht bij de Belastingdienst. De originele bonnen hoeven niet te worden bewaard.
Elvy Inkoopmanagement
Met Elvy Inkoopmanagement heeft u een volledig overzicht en controle op uw budgetten. Een medewerker dient zijn inkoopaanvragen in via de online tool, waarna gecheckt wordt of de aanvraag binnen het budget past. Op basis van de ingestelde randvoorwaarden zoals projecten en kostenplaatsen, kunnen de juiste budgethouders de aanvraag beoordelen en fiatteren of afkeuren. Ook is direct inzichtelijk hoeveel ruimte het budget nog biedt na goedkeuring van de aanvraag. Na goedkeuring kan direct een bestelformulier gegenereerd worden met alle vereiste gegevens.
Elvy Contractregistratie
Houd grip op contracttermijnen en voorkom dat contracten onopgemerkt en ongewenst worden verlengd. Bij het invoeren van contracten wordt bepaald welke medewerkers welke documenten kunnen raadplegen. Voor specifieke medewerkers kunnen notificaties worden ingesteld voor opzegtermijnen en prolongatiedata. Contracten kunnen tot in de kleine lettertjes worden vastgelegd, inclusief de financiële verplichtingen die ermee gepaard gaan. In combinatie met Elvy Inkoopmanagement kunnen deze worden vastgelegd op basis van stamgegevens in AccountView, zoals grootboekrekeningen en kostenplaatsen.
Elvy Documentarchivering
U bepaalt zelf welke documenten u wilt digitaliseren en archiveren in Elvy. Elke medewerker met toegekende rechten kan een document digitaal terugvinden op zowel bestandsnaam als inhoud. Indien gewenst kan een workflow opgesteld worden, waarbij verschillende typen documenten doorgestuurd, verwerkt, afgekeurd en gearchiveerd worden. Ook kunnen documenten ter overleg of toelichting van een notitie worden voorzien.
Meer informatie
Wilt u meer weten over Elvy of een vrijblijvende demonstratie? Laat onderstaand uw gegevens achter en wij nemen zo snel mogelijk contact met u op. Wilt u verder lezen? Kijkt u dan op de website van Elvy.