Met de AccountView modules Uren en Declaraties en Projecten bent u in staat om uw projectadministratie optimaal te voeren. De AccountPlus module Uren & Declaraties Toolkit biedt extra functionaliteit voor het beheren van uw urenregistratie en declaraties.
Met de AccountView modules Uren & Declaraties I en II haalt u veel flexibele functionaliteit in huis als het gaat om het registreren van de uren van uw medewerkers en het factureren hiervan. In de afgelopen jaren hebben wij dan ook een groot aantal implementaties van deze modules mogen doen.

 

Vaak kwamen er van onze klanten na de eerste gebruiksperiode opmerkingen en wensen ten aanzien van de mogelijkheden in het declaratieproces. Deze wensen waren de basis voor de AccountPlus Uren & Declaraties Toolkit.
 

Functies

Met deze module heeft u de beschikking over de volgende nieuwe functies:
 
Factuuradvies

Vanuit het projectenoverzicht kan er al voor het aanmaken van de conceptfacturen een overzicht worden uitgedraaid met daarin de te factureren regels. Voor het afdrukken van een factuuradvies kan een bereik worden aangegeven waarin binnen projecten een selectie gemaakt kan worden op weeknummer, datum, werknemer, afdeling (kostenplaats), project, projectgroep of uursoort. Aan de hand hiervan kan het factuuradvies worden afgedrukt. Dit factuuradvies toont alle onderhanden werk mutaties, de factuuropbouw conform de gekoppelde projectfacturatiemethode, de projectcalculatie en alle eerder verzonden facturen. Per factuur wordt aangegeven of deze betaald is en wat de betalingstermijn was. Door middel van rapportage kunt u in één oogopslag zien wat de te factureren bedragen per debiteur zijn. Hierbij wordt het onderhandenwerk per debiteur per project getoond.

 

Factuurspecificatie
Door middel van de menuoptie Factuurspecificatie kan een gedetailleerd overzicht uitgedraaid worden van hetgeen al gefactureerd is. Ook hier is het mogelijk een bereik aan te geven, ditmaal op basis van het factuurnummer, projectnummer, factuurdebiteur of factuurdatum.

 

Tevens kan aangegeven worden of het document voor intern of extern gebruik is en op welke gegevens gegroepeerd moet worden. Door te kiezen voor de optie Extern, is het overzicht gereed om aan uw cliënt te versturen. Medewerker en uurtarief worden in dit geval niet getoond.

 

Rendementoverzicht
Vanuit meerdere invalshoeken (medewerker, afdeling, projectleider) kunnen rendementoverzichten worden gemaakt. Hierbij wordt rekening gehouden met het aantal werkbare dagen in de betreffende periode. Deze overzichten geven inzicht in het aantal productieve uren, overuren, afboekingen en ziekte/verlof uren.

 

Urenkaart
De urenkaart is een extra scherm dat per project kan worden aangeroepen. Het scherm bevat extra informatie over de geschreven uren op het project, een overzicht wordt gegeven van:

  •  Alle uren;
  •  De onderhanden uren;
  •  De gefactureerde uren;
  •  De afgeboekte uren;
  •  De meerjarenhistorie.

 

De U&D Toolkit maakt het mogelijk om vanuit het overzicht Onderhanden werk op de Urenkaart geschreven uren op een project te wijzigen in verband met verkeerd geboekte uren. Het is mogelijk om per urenregel (of meerdere urenregels) de medewerker, projectcode of de uursoort te wijzigen. Door het wijzigen hiervan zullen de gemuteerde weekstaten opnieuw gejournaliseerd moeten worden. Uren kunnen direct vanaf de urenkaart worden geannuleerd. Hierbij is het verplicht om een motivatie op te geven waarom deze uren worden afgeboekt. De beschikbare rapportage geeft u vanuit verschillende invalshoeken (per project, per medewerker, per afdeling en per projectleider) een overzicht van de afgeboekte uren.
 
Kantoorkosten
Per uursoortgroep kan er aangegeven worden of er over de gemaakte uren ook extra kantoorkosten moeten worden berekend. Het percentage kantoorkosten wordt per project ingesteld. De kantoorkosten worden apart op de factuur vermeld.
 
Omschrijving urenregel
Voor de volledigheid in de urenregistratie biedt de U&D Toolkit de mogelijkheid om bij de invoer van de uren het invullen van een omschrijving te verplichten. Hiermee wordt voorkomen dat de uurstaten met de standaard uursoort-omschrijving worden gevuld. Bij het ingeven van een omschrijving in de ureninvoer bent u niet meer gebonden aan de maximale lengte van 40 karakters. U kunt nu een volledige beschrijving van uw werkzaamheden invoeren.

 
Genereren verschotten
Via de wizard ‘Genereren verschotten’ maakt u voor alle projecten (of voor een selectie) automatisch verschotten aan. Medewerker, datum, omschrijving en bedrag zijn hierbij vrij in te vullen.
 
Contactpersoon factuurdebiteur
Per project kan er een contactpersoon worden aangegeven. Deze persoon zal als contactpersoon in de orderinvoer en op de facturen verschijnen.
 

Leaflet AccountPlus Uren & Declaraties Toolkit

Download hier de leaflet van de AccountPlus Uren & Declaraties Toolkit.
 

Wat kost het?

Met AccountPlus Uren & Declaraties Toolkit investeert u €2.500,-.
 
U kunt AccountPlus modules tevens huren. Wilt u meer weten, neem dan gerust contact met ons op.
 
Om gebruik te kunnen maken van AccountPlus software dient u te beschikken over minimaal AccountView Team of Business met de BM/SDK CAL module.