Stel dat u wordt gebeld door een van uw leveranciers over een openstaande factuur. Nergens is de factuur te vinden, u kunt op geen enkele wijze boven water krijgen wie de betreffende factuur op het bureau heeft gekregen en wie verantwoordelijk is voor goedkeuring van de factuur. Over het algemeen is een kopie nota al onderweg voordat de originele nota boven tafel komt. Maar de ‘schade’ kan groter zijn. Wat te denken van de situatie waarin het onbetaald blijven van een factuur betekend dat bepaalde benodigde producten niet op tijd geleverd gaan worden? Dan stagneert mogelijk uw proces. AccountPlus Factuurfiattering stelt u in staat om de inkomende- en uitgaande factuurstroom binnen uw organisatie te stroomlijnen en zoektijd in de historie te minimaliseren.
Hoe helpt het mij?
Met de AccountPlus module Factuurfiattering raken facturen nooit meer zoek en wordt de fiattering door het systeem gestuurd. De module stelt u in staat om een factuur te laten fiatteren door uw inkoper. Vervolgens moet de factuur door een andere medewerker worden goedgekeurd voor betaling. Deze fiattering wordt volledig elektronisch uitgevoerd waardoor er geen kostbare tijd verloren gaat. Zo ontvangt degene die moet fiatteren automatisch een e-mail bericht dat er een factuur klaar staat ter fiattering. Als deze de factuur fiatteert, ontvangt de persoon die de betaling moet fiatteren op zijn of haar beurt een e-mail bericht. Nadat de factuur betaalbaar is gesteld, wordt deze in de administratie vrijgegeven voor betaling.
Het is niet langer noodzakelijk uw inkoopfacturen in verschillende mappen op te bergen. Het terugzoeken van de factuur is zeer eenvoudig. Rechtstreeks vanaf de grootboekkaart of crediteurenkaart roept u de gescande factuur op. Doordat u op deze manier alle inkoopfacturen of per crediteur of per periode, of per (bereik van) grootboekrekeningen kunt oproepen, wordt het spitten in uw archief overbodig!
Voor de opslag van de gescande facturen maakt AccountPlus Factuurfiattering gebruik van de digitale archief software vanCaptaris Alchemy. Deze software is naadloos in AccountView geïntegreerd. Zo kunt u direct vanuit de stamgegevens van een crediteur of de grootboekkaart, het betreffende boekstuk oproepen en de fiatteringstatus bekijken. Daarnaast kan Alchemy worden ingezet voor het digitaliseren van ieder dossier of archief.
Hoe werkt het?
Alle binnenkomende facturen worden voorzien van een barcode en worden door middel van een scanner gedigitaliseerd. Afhankelijk van uw voorkeur kunt u er voor kiezen de facturen voorafgaande aan het inboeken, tijdens het boeken of na het inboeken in te scannen. Bij boeking van de ingescande factuur wordt opgegeven wie de factuur en wie de betaling moet fiatteren.
Bij het fiatteren kan de medewerker aangeven om welke reden een factuur niet is gefiatteerd. Eventueel is het mogelijk om de medewerker de details van de boeking (zoals een omschrijving of kostenplaats) aan te laten passen. Meerdere facturen kunnen tegelijk worden gefiatteerd.
Door de uitgebreide rapportages heeft u altijd de controle over welke facturen nog gefiatteerd moeten worden en door wie. Doorlooptijden (per crediteur of per medewerker) kunnen door middel van rapportages in de gaten worden gehouden.
De medewerker die de factuur moet fiatteren wordt per e-mail op de hoogte gesteld van het feit dat er een factuur klaar staat. Vanuit het e-mail bericht kan de medewerker door middel van een link rechtstreeks naar de factuur en het overeenkomstige fiatteringscherm.
Wanneer de medewerker de factuur heeft gefiatteerd gaat er een e-mail bericht naar de medewerker die zorg moet dragen voor de betaling. Ook vanuit dit e-mail bericht kan de medewerker rechtstreeks naar de factuur en het fiatteringscherm. Na fiattering wordt de betaling verder afgehandeld op de administratie.
Wat kost het?
Met AccountPlus Factuurfiattering investeert u €2.250,- (excl. BTW en aanschafkosten van Alchemy Digitaal Archief Software).
U kunt AccountPlus modules tevens huren. Wilt u meer weten, neem dan gerust contact met ons op.
Om gebruik te kunnen maken van AccountPlus software dient u te beschikken over minimaal AccountView Team of Business met de BM/SDK CAL module.