Account Software is sinds 2001 wederverkoper van Open Text Document Server, Alchemy Edition (voorheen Captaris Alchemy) Document Management Software, het digitaal archief waarin bestanden, contracten, offertes en alle correspondentie (email, scans, digitale bestanden) op te slaan zijn. Zo’n archief kan vervolgens vanaf elke werkplek geraadpleegd worden.
Een zeer groot aantal bestandsformaten, zoals bijvoorbeeld Adobe PDF, Excel, Word en nog bijna 200 andere formaten, kunnen door Alchemy worden geïndexeerd en zijn zo te doorzoeken en op te vragen. U kunt echter ook de bestanden uit de database opvragen en openen in de daarbij behorende software voor verdere bewerking.
Beveiliging
De toegang tot een database, folder of zelfs document kan met een wachtwoord worden beveiligd. Daarnaast kan per medewerker(sgroep) ingesteld worden of men alleen bevoegd is tot het raadplegen van documenten of ook tot het toevoegen van documenten.
Alchemy kan worden ingezet voor de naleving van wet- en regelgeving en voor verbetering van de productiviteit en efficiëntie. Alchemy creëert voor u een digitale bibliotheek van al uw bestanden (scans, Office documenten maar ook al uw e-mails met bijlagen) als een vertrouwd archief, waar veilig elk type document kan worden opgeslagen en binnen enkele seconden teruggevonden, zelfs jaren later.
Eventueel staan u geavanceerde functies ter beschikking zoals Check-in check-out, Audit logging, Role-based-Access Control en functionaliteit voor het beheren van toegangscontrole en het toewijzen van toegang om documenten te bewerken. Dit is erg belangrijk als het gaat om naleven van regelgeving die organisaties vaak opgelegd krijgen.
Integratie in AccountView
Speciaal voor AccountView gebruikers heeft Account Software de Alchemy software in AccountView geïntegreerd. Hierdoor wordt het mogelijk om direct vanuit AccountView het digitale archief te raadplegen. Zo wordt uw cliëntarchief, projectdossier of factuurarchief voor iedere medewerker op iedere locatie inzichtelijk.
Alchemy functionaliteit
Een totaaloverzicht van de functionaliteit die Alchemy biedt:
- Automatisch datafolders kopiëren, indexeren en archiveren.
- Document routing voor onder andere post, facturen (notificatie via e-mail).
- Document versiebeheer (check in check out).
- Integratie met Microsoft Office.
- Koppelingen met onder andere automatische factuurverwerking en ERP.
- Voldoet aan het data integriteitsbeleid (compliancy).
- Efficiënte database, geen third party database nodig (snel).
- Archief portabiliteit (kopie van het archief met zoeklicentie op DVD).
- Ingebouwde viewer herkent meer dan 200 bestandstypen.
- In meerdere databases/dossiers tegelijkertijd zoeken.
- Volledige tekstindexering en tekst doorzoekbaarheid.
- Rechtenstructuur voor gebruikers voor toegang documenten en dossiers.
- Mogelijkheden inzake document retentie (record management).
- Flexibele opslag op SAN, CD, DVD, USB.
- Automatisch e-mail- en faxarchief.
- Vanaf MFP’s direct naar Alchemy archief scannen.